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La organización de un evento es uno de las tareas que más vértigo suele dar a un departamento de marketing: ¿Acudirá gente? ¿Gustará? ¿Cómo se podrá coordinar? Miles de incógnitas se abren paso todas a la vez, tanto las logísticas de dónde buscar una azafata para eventos, hasta las más profundas, ¿tiene sentido hacer este evento?

Todas estas preguntas se agolpan a la hora de empezar a planificar. Y es que la organización de un evento, normalmente, suele tener un coste importante para la empresa. Mucho de este coste dependerá de su naturaleza en sí, ya que no es lo mismo una convención interna que la participación a una gran feria, donde ya la tarifa del expositor según los m2 del estand está prácticamente definida.

Pero no sólo son recursos económicos, también humanos, acentuándose si se trata, sobre todo, de una pequeña o mediana empresa. En este caso, todos los trabajadores arriman el hombro para que el evento sea un éxito.

En este sentido, nadie tiene el poder de adivinar el futuro, pero si se tienen en cuenta una serie de parámetros para guiar en la organización, las posibilidades de que todo salga bien aumentan considerablemente, disfrutando del trabajo en equipo de manera profesional. 

Agencia Ego ha elaborado una infografía en la que describe muy bien cada uno de los puntos a seguir en la planificación. A continuación, los iremos desmenuzando uno a uno: 

• Definir el evento. Es el primer paso. Parece sencillo, pero no lo es. Es la base de todo. Si es un evento propio, se debe intentar ser original, entender el contexto en el que se opera y qué hace la competencia. Buscar la diferenciación es muy importante para llamar la atención del público objetivo y mantener el recuerdo. Esto mismo vale también para la participación en una determinada feria y el diseño y decoración del estand.
• Fecha del evento. Si es propio es importante que se tenga en cuenta el calendario. No estar cerca de festivos o puentes, por ejemplo, es una pista. Por otro lado, si ya se sabe de antemano que el sector convoca normalmente por una época, intentar no hacerlo para no generar competencia. Si resulta una novedad, intentar, por todos los medios, que no coincida con cualquier otra eventualidad que pueda hacerle sombra, incluso, partidos de fútbol importantes.
• Cuánto. Este tema es el que se comentaba al principio. Aparte de las personas de la empresa involucradas, en muchas ocasiones se suele contar con personal externo: una agencia de azafatas, una agencia de comunicación para convocar a prensa, diseñadores para el estand, etc. Hay que tener muy claro con qué presupuesto se parte para poder ir adaptándose.
• Si el evento es propio, se abre un abanico enorme de posibilidades. Aquí habrá que tener en cuenta desde la capacidad de las personas invitadas a desplazarse hasta la climatología, si se hace al interior o al exterior. Mucho dependerá del motivo del evento, ya que no es lo mismo organizar un encuentro para la presentación de un producto, que una reunión de resultados económicos.
• Invitaciones e invitados. El público objetivo es lo que, en mayor o menor medida, marcará el éxito del evento. No vale solo con enviar las invitaciones, ha de apoyarse en una acción mayor, con el uso de redes sociales, la inclusión en la agenda en medios o el envío de newsletter sobre esa tan importante cita para generar engagement.
• Código de vestimenta. Muchas veces no es necesario siquiera señalarlo, pero si se quiere algo específico es mejor que se indique en la invitación para que no haya sorpresas después.
• Decoración. La decoración del lugar donde se hace o del estand debe ser cuidada con mimo. Debe representar exactamente lo que el evento quiere transmitir y debe ir acorde con la imagen de la empresa hasta el milímetro. Un ejemplo sencillo de entender es el uso de vasos de plástico cuando se pretende trasladar el respeto del medio ambiente. Ser congruentes con el mensaje no es imposible, pero requiere de una estrategia de base y el estudio de todos los pasos que se dan.

A grandes rasgos, estos son los aspectos más importantes a la hora de organizar un evento, si bien es necesario incluir un último paso: seguimiento y evaluación. Tomar en consideración el alcance es una acción fundamental para poder medir el éxito, siempre y cuando se hayan fijado unos objetivos iniciales. De esta forma, haciendo una valoración de cómo ha ido, se podrá planificar el evento siguiente con mayor soltura y confianza.

Precisamente, la confianza se basa en la experiencia y para ello es importante conocer el grado de cumplimiento de las expectativas para seguir mejorando en las próximas citas que se hagan y no cometer los mismos errores que, muchos o casi todos, son solo percibidos por los organizadores.

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