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El teletrabajo ha cambiado la forma de comunicarse en las empresas. La pandemia ha proliferado la organización de reuniones virtuales en muchas compañías. Un estudio de Gartner advierte que en 2019 el 63% de las reuniones eran presenciales. Dicha cifra descendió hasta el 33% en 2021 y se espera que caiga hasta el 25% en 2024.

Esta tendencia ha provocado una proliferación de plataformas en las que organizar reuniones telemáticas, una práctica que ha supuesto innumerables ventajas para las empresas.

Uno de los principales beneficios de organizar reuniones virtuales es la reducción de costes. Las reuniones telemáticas suponen un ahorro de tiempo y de costo en los desplazamientos. Las empresas podrán contar con una herramienta que les proporcione respaldo legal y les permita prescindir de muchos viajes que se realizan generalmente para asistir a una junta de accionistas.

Las reuniones telemáticas propician una mayor productividad en el empleado. Hay que tener en cuenta que, por ejemplo, la celebración de reuniones societarias conlleva una compleja carga operativa, burocrática y legal que, en la mayoría de las ocasiones, satura el trabajo del equipo de administración. Al realizarlas telemáticamente se puede ahorrar hasta un 80% del tiempo que habitualmente se emplea en preparar estas reuniones, minimizando los posibles errores en la junta a través la simplificación de los procesos de convocatoria y celebración.

Asimismo, se contribuye a fomentar la sostenibilidad. Las reuniones virtuales permiten reducir el uso del transporte, por lo que se eliminan muchas de las emisiones de CO2 derivadas de estos encuentros. También suponen una eliminación del papeleo y de la impresión de dossieres, por lo que se fomenta el cuidado del entorno.

Existen tecnologías que permiten que las reuniones telemáticas se celebren con total transparencia. Estas plataformas aportan firma y custodia legal a todos los procesos y celebraciones de una organización. Esto garantiza la trazabilidad de la toma de decisiones y la generación de evidencias de prueba en caso de ser necesarias. Esto permite, a su vez, una eliminación de riesgos, ya que las reuniones se realizan con total garantía y respaldo legal.

Más información: Club del Emprendimiento

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