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Tras la irrupción de la pandemia en todo el mundo, las soluciones que permiten organizar reuniones virtuales han crecido de forma exponencial. De acuerdo con Gartner, en 2019 el 63% de las reuniones eran presenciales, cifra que se redujo hasta el 33% en 2021. Esta tendencia seguirá al alza y, según estima la firma de análisis, las reuniones en un espacio físico caerán hasta el 25% de cara al 2024.

Con estas previsiones, la oferta de este tipo de plataformas es más amplia que nunca. Sin embargo, esta dinámica se ha topado con un freno, y son aquellos tipos de reuniones en los que es necesario dar respaldo jurídico a todo lo acontecido, desde la convocatoria hasta las votaciones. Esto es algo que las soluciones de videoconferencia más extendidas no pueden hacer.

En este contexto está creciendo Councilbox, firma gallega especializada en facilitar procesos telemáticos con plena validez jurídica. Councilbox no solo facilita la digitalización de cualquier reunión o proceso, sino que garantiza la plena validez juridíca de los mismos gracias a su sistema único de trazabilidad de evidencias en blockchain.

Councilbox comercializa un producto específico para facilitar asambleas o reuniones societarias con validez jurídica, y ha identificado las cinco principales ventajas de convertir estas reuniones que hasta ahora tenían que ser forzosamente presenciales, en reuniones telemáticas o mixtas.

1- Reducción de costes

Una de las ventajas más evidentes que ofrece cualquier plataforma de videoconferencia es el ahorro de costes en desplazamientos y viajes. Sin embargo, hay muchas reuniones que, por su importancia o finalidad, todavía se realizan de forma presencial. Con una herramienta que aporte el respaldo legal que requieren, las organizaciones podrán prescindir de muchos viajes que, en ocasiones, solo tienen como objetivo la asistencia a una junta de accionistas.

2- Mayor productividad

La celebración de reuniones societarias conlleva una compleja carga operativa, burocrática y legal que, en la mayoría de las ocasiones, satura el trabajo del equipo de administración. Councilbox permite gestionar el encuentro de forma integral, desde la convocatoria hasta la aprobación de actas, garantizando la unidad del acto, además de aportar practicidad y sencillez. Gracias a ello, ahorra hasta un 80% del tiempo que habitualmente se emplea en preparar estas reuniones, minimizando los posibles errores en la junta a través la simplificación de los procesos de convocatoria y celebración.

3- Fomenta la sostenibilidad

Cada vez son más las compañías comprometidas con la implantación de medidas respetuosas con el medioambiente. En este caso, las reuniones virtuales permiten reducir el transporte y las consiguientes emisiones de CO2 que se derivan de los encuentros presenciales. Asimismo, se elimina el papeleo y la impresión de dossieres, añadiendo una ventaja más en el cuidado del entorno y reforzando el compromiso en sostenibilidad de las empresas.

4- Transparencia corporativa

El uso de soluciones que promueven la celebración de reuniones virtuales con total garantía legal ofrece una mayor transparencia, ya que aportan firma y custodia legal a todos los procesos y celebraciones de una organización. Esto garantiza la trazabilidad de la toma de decisiones y la generación de evidencias de prueba. Así, se refuerza la transparencia de este tipo de procesos, tanto en empresas privadas como en organismos públicos.

5- Eliminación de riesgos

A pesar de que existe una amplia oferta de soluciones de videoconferencia en el mercado, la mayoría de ellas no cuenta con respaldo legal. Tanto es así que Councilbox es la única herramienta comercial para empresas en el mercado español que permite realizar reuniones virtuales con respaldo legal. Al permitir organizar la reunión de principio a fin, todas las evidencias quedan capturadas y almacenadas en blockchain, una tecnología que garantiza que la información no ha sido manipulada en ningún momento. Llegado el caso de que alguien impugne la junta, la plataforma de Councilbox es capaz de demostrar que todo ha ocurrido tal y como ha sucedido.

''Councilbox es muy versátil, adaptándose a cualquier tipo de empresa e institución. Sea cual sea la legislación o los requisitos jurídicos, trabajamos para ofrecer una solución personalizada a cada organización, acompañándola en el proceso para que sus reuniones telemáticas sean sencillas de organizar y jurídicamente válidas'', concluye Javier Polo, CEO de la firma gallega.

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