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En este último caso, se introducen modificaciones significativas respecto al modelo vigente desde 2019. Hasta ahora, la normativa sólo exigía la obligatoriedad de registrar el inicio y fin de la jornada laboral, sin especificar el medio o herramienta utilizada.

Con la nueva ley, el registro deberá realizarse a través de un sistema digital certificado, que garantice la identificación inequívoca del trabajador y registre el inicio y fin de la jornada, las pausas e interrupciones, diferenciando entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias. Además, el sistema debe garantizar que la empresa no pueda modificar unilateralmente los registros sin el doble chequeo del trabajador y almacenar la información por un período mínimo de cuatro años.

La normativa también establece que la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores y los propios empleados deberán tener acceso inmediato en cualquier momento a los registros de jornada, como por ejemplo a través de los smartphones.

Por este motivo, desde el Grupo SPEC, expertos en el diseño, desarrollo y comercialización de soluciones globales de software y hardware en el ámbito de la gestión horaria y control de accesos, explican los beneficios de implementar el registro horario en el teléfono móvil de cada trabajador:

● Sencillez y comodidad: las apps de control horario cuentan con interfaces intuitivas y pueden instalarse en cualquier smartphone, permitiendo a los empleados registrar su jornada de forma rápida y sencilla.

● Fichaje presencial y en remoto: permiten registrar la jornada desde cualquier lugar, lo que resulta ideal para trabajadores en movilidad o en modalidad de teletrabajo.

● Trazabilidad: los datos de los fichajes se almacenan en tiempo real, ofreciendo información detallada sobre el estado de cada empleado, su ubicación y el horario de inicio y fin de su jornada. Además, funcionalidades como la geolocalización o el geofencing (trazar un perímetro virtual alrededor de una zona geográfica real y rastrear el movimiento de dispositivos dentro del área en tiempo real) aseguran la precisión del registro y la ubicación de cada fichaje.

● Historial de registros: las aplicaciones permiten consultar el historial de marcajes de inmediato y generan informes que facilitan la gestión del tiempo trabajado, las horas extra y las vacaciones disponibles.

● Funcionalidades añadidas: algunas herramientas incorporan funciones adicionales como la gestión de ausencias, la firma digital de documentos o la comunicación directa con el departamento de RRHH.

Tal y como comenta Marcelo Dos Reis, CEO de Grupo SPEC, "esto implica que el sistema de registro deberá operar bajo un modelo SaaS (Software as a Service) basado en la nube, contar con soporte técnico 24/7 para garantizar la disponibilidad del servicio y no serán válidos los registros en papel, Excel ni servidores locales (On Premise); dado que estos no garantizan la objetividad, fiabilidad y accesibilidad requeridas por la ley".

Sanciones más estrictas

El nuevo anteproyecto también establece sanciones más estrictas por incumplimiento del registro de jornada. La empresa será responsable de garantizar la ejecución de la normativa y se considerará una infracción por cada trabajador afectado. Las multas se establecerán en función de la gravedad, con un grado mínimo entre 1.000 y 2.000 euros, un grado medio entre 2.001 y 5.000 euros y un grado máximo entre 5.001 y 10.000 euros por empleado afectado.

"Las aplicaciones móviles ofrecen ventajas clave para trabajadores y empresas, como la sencillez de su uso, la posibilidad de fichar desde cualquier ubicación y la generación automática de informes”, apunta Marcelo Dos Reis, CEO de Grupo SPEC. “Además, permiten adaptarse a modelos híbridos o en remoto, una tendencia que ha crecido significativamente en los últimos años y que requiere soluciones ágiles y accesibles", añade.

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