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Un alto porcentaje de los malentendidos empiezan con un tono de voz equivocado. Malentendidos que no solo tienen lugar en el ámbito personal, sino también en el laboral. Por ello, no solo es importante utilizar un tono de voz adecuado con compañeros y empleados, sino también con proveedores, usuarios o potenciales clientes.

“Contenidos, SEO, SEM, hashtags… Son muchos los aspectos que las empresas tienen en cuenta a la hora de comunicar, pero algunas no saben que un tono de voz unificado y coherente con los valores de la marca también es un factor que no debe pasarse por alto”, señala Ana Aldea, responsable global de datasocial, agencia experta en ayudar a las marcas a ejecutar sus estrategias digitales.

Para conseguir el tono de voz adecuado, es preciso contar con un manual. Este no solo permite construir esa coherencia en la comunicación de la empresa, sino que también da sentido a los valores de marca y ayuda a crear un lazo honesto y duradero con los usuarios. En esta guía debe incluirse lo que se dice, el tono con el que se expresa e, incluso, lo que se calla. Pero ¿cuáles son los pasos a seguir para construir el manual de tono de voz perfecto para cada marca? Los expertos de datasocial aseguran que son siete.

Manual del tono de voz

1. Análisis. Lo primero es llevar a cabo una auditoría de comunicación de la marca para vez qué ha funcionado y qué no. Del mismo modo, es vital conocer los problemas que detectan los empleados en su día a día.
2. Crear identidad, en base a la esencia y personalidad de la marca. Es conveniente preguntarse “¿qué queremos transmitir?”.
3. Diseño del tono de voz estratégico. Encontrar las palabras que mejor describan a la marca o descartar palabras y tonos negativos también forma parte de la construcción de esta guía. “No solo eso, sino que hay que buscar coherencia en todos los canales: desde las redes sociales hasta los chatbots, pasando por el servicio de atención al cliente, la publicidad o los discursos de los portavoces de la empresa”, subraya la responsable global de datasocial.
4. Universalidad. Todos los elementos de la marca deben verse reflejados en el manual, de modo que cada empleado y departamento pueda implementarlo. Debe ser así hasta el punto de incluir un apartado relativo a ortotipografía que establezca el estilo escrito gramatical y ortográfico.
5. Tu voz, siempre. Para que la voz de la marca esté presente en cada comunicación -del tipo que sea- es interesante crear materiales didácticos que incluyan casos prácticos. Su función es que toda persona que hable por la marca sepa qué tiene que decir y cómo hacerlo.
6. Puesta en marcha. Una vez todos los materiales estén elaborados, es momento de difundirlos y ponerlos en práctica. Durante su puesta en marcha, es probable detectar situaciones que no se hayan contemplado en la guía. Así, el ajuste de contenidos puede ser necesario.
7. Entrenamiento y control. El último paso es la presentación de la versión final de la guía ante todos los stakeholders, así como la resolución de dudas y entrenamiento a directores de área.

Aunque, a simple vista, parezca que no, una buena guía de tono de voz tiene efecto en infinidad de aspectos. “Una sola voz coherente con los valores de marca y alineada a tus objetivos mejora la relación con consumidores y empleados. Asimismo, optimiza el trabajo con agencias y proveedores”, resaltan desde datasocial. Por último, el control absoluto de los mensajes de la marca o que los discursos de los portavoces tengan mayor impacto son otros de los beneficios de un buen manual de tono de voz. ¿O acaso entenderías que, de un día para otro, Red Bull te tratara de usted?

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