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La gestión de gastos es una de las tareas que más recursos malgasta en las empresas españolas. Desde que un empleado realiza una compra de trabajo hasta que ese gasto es aprobado suelen transcurrir días, lo que puede generar incomodidad a los trabajadores, sobre todo en los casos en los que el pago se ha realizado con dinero personal.

Un estudio elaborado por Pleo, startup fintech creada para simplificar la gestión de gastos de las compañías, en el que se han consultado a más de 3.000 directivos financieros, sitúa a España a la cola de Europa en eficiencia en procesos de gestión de gastos. Más de la mitad de nuestras empresas (el 54%) dedican más de dos días al mes a administrar los gastos de sus empleados, mientras que en Reino Unido esta tarea conlleva, para el mismo porcentaje de empresas, menos de 8 horas.

Parte de esta falta de agilidad se debe al bajo nivel de digitalización de estos procesos (apenas el 30% realiza una gestión de gastos completamente digital). Esto cobra especialmente relevancia con el teletrabajo y los nuevos modelos híbridos que, además, están generando un aumento de los gastos de los españoles relacionados con temas de trabajo.

“Gastos como la luz, Internet o el teléfono han dejado de ser asumidos por la empresa para recaer en los propios empleados. Es fundamental que las compañías dispongan de procesos internos eficientes, que permitan reportar y financiar estos gastos de una manera ágil y transparente”, expone Aiyana Moorhead, Country Manager para España de Pleo.

La falta de digitalización dificulta la gestión óptima de estos importes, a la vez que genera costes añadidos para las empresas. Al exceso de tiempo dedicado, le acompaña un mal aprovechamiento de los recursos y el talento. El 38% de compañías españolas indica que la gestión de gastos de empleados es una fuente de pérdidas económicas, un porcentaje que se reduce a la mitad en países como Reino Unido (19%) o Dinamarca (20%).

Plasmándolo en cifras, el control de gastos manual implica a una media de tres personas y seis etapas, desde que llega un ticket hasta que se refleja en el software de cuentas. Las PYMES (o las empresas con un número de empleados inferior a 1.000), gastan de media 18,88 euros para procesar un simple reporte de gastos1.

Además, en España estas tareas son asumidas en el 62% de los casos por perfiles directivos, como CFOs y CEOs, impidiendo que dediquen su tiempo de trabajo a otras funciones más estratégicas que contribuyan al desarrollo del negocio. En cambio, en Reino Unido, la gestión de gastos es realizada en el 43% de los casos por managers y en un 33% por perfiles junior o en prácticas.

“En comparación con otros países de Europa, en España hay una falta de modernización de la gestión de gastos. Nos encontramos con procesos obsoletos y complejos, que generan pérdidas a las empresas. La tecnología tiene la capacidad de mejorar estos procedimientos y hacerlos más rentables, a la vez que promueve un modelo más transparente y evita que los trabajadores realicen pagos de empresa con dinero personal”, concluye Moorhead.

Con el objetivo de facilitar la adopción de su solución para la gestión de gastos entre las empresas españolas, la startup está ofreciendo de manera gratuita su tecnología durante tres meses. Independientemente del modo de pago utilizado, Pleo permite que los empleados reporten el gasto a través de su aplicación móvil, donde automáticamente se clasifican y agrupan por categorías previamente definidas. Se consigue así una gestión unificada y ordenada de todos los movimientos, que facilita el día a día de trabajadores y empresas.

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