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En este sentido, el pago a proveedores se complica cuando la empresa es muy grande o si intervienen en la producción muchos colaboradores externos que afectan a los controles financieros. Por eso, la gestión de las facturas de proveedores es clave para la administración de una compañía. Pero, ¿cómo realizamos esa gestión de gastos? ¿Nos envolvemos en archivos y montañas de papeles o contamos con un sistema digital y automatizado para el control de proveedores? Por supuesto, las empresas del siglo XXI que ponen el foco en lo importante ya están (o deberían estar) en lo segundo.

Y es que la automatización de los procesos es esencial para potenciar la eficiencia de las empresas, optimizar el tiempo que dedica cada departamento a una tarea y evitar errores y retrasos en los pagos. Además, contar con procesos eficaces permitirá establecer una relación sólida con los proveedores, fortalecer la confianza y lograr que el trabajo sea más fluido. En definitiva, a corto plazo, la digitalización y la automatización resulta un valor de lo más beneficioso para el negocio ahorrando tiempo, recursos y dinero.

3 Pasos para el control de las facturas de proveedores

Con el objetivo de evitar la improvisación y los sustos de última hora y dar un paso más en la digitalización, ofrecemos a continuación 3 pasos imprescindibles para la gestión y el control de las facturas de proveedores. Da la bienvenida a una nueva forma de llevar el control financiero de la compañía con estos consejos.

1.Facturación digital

Hasta hace un tiempo, el proceso de pago a proveedores era lento y conllevaba varias tareas que solían realizarse manualmente: entrega del pedido y de la factura, comprobación, gestión, clasificación y pago dentro de los términos acordados por ambas partes. Todas estas consumían gran parte de tiempo y esfuerzo y daban lugar a grandes cantidades de documentos por clasificar e introducir en un libro de registros. Con la digitalización, aunque todavía se reciben facturas en papel, los formatos se han ampliado. Por e-mail, en PDF, en archivo Excel o como factura electrónica, las facturas son ahora una copia digital mucho más fácil de manejar, ordenar, consultar y archivar.

Además, mediante herramientas especializadas en facturación electrónica se puede pasar a formato digital cualquier factura de proveedor recibida importándola y extrayendo sus metadatos. Así la clasificación, la consulta y el orden está asegurado. No obstante, la digitalización por sí sola no es suficiente para si no se añaden sistemas de automatización.

2.Automatización de los procesos de gestión y control

La automatización en la gestión de las facturas de proveedores es, como hemos dicho, imprescindible y tiene muchísimas ventajas para las empresas (ahorro de tiempo, reducción de costes, aumento de la productividad, mejora en la relación con los colaboradores externos...). De hecho, según informes de la organización Ernst & Young, una persona puede procesar hasta 6.000 facturas en papel anualmente mientras que podría llegar hasta 90.000 facturas electrónicas. Por este motivo, y por las ventajas que posee también en cuanto a evitar errores, pérdidas de facturas, duplicados, reingresos y a mejorar la accesibilidad, agilidad y revisión de cada fase del proceso de pago es una excelente solución que aporta seguridad y control de las cuentas.

3.Atención clara y ágil: Portal del proveedor

Los proveedores son básicos para el correcto funcionamiento de la empresa y es conveniente trabajar esa relación con una comunicación fluida y transparente, que ofrezca una solución rápida para las incidencias. Todo ello es posible implementando servicios como el portal del proveedor, con interconexión con cualquier ERP que facilita al proveedor información sobre su factura y el estado de la misma. Con este sistema se fomenta la confianza ofreciendo una gestión 24/7 y es un valor añadido que evita interrupciones en el departamento de cuentas.

Así pues, siguiendo estos 3 pasos, las empresas lograrán incrementar notablemente su control sobre las facturas de proveedores logrando numerosos beneficios para el negocio y fomentando una relación fructífera y duradera con los agentes externos.

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