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Uno de los puntos críticos, pero a menudo subestimados, del sector sanitario es el manejo del 'Tail Spend' o ''gastos en cola'', que se refiere al 20% de las transacciones de compras no esenciales que no se gestionan activamente o pasan desapercibidas, normalmente debido al gran volumen de proveedores y a la falta de recursos internos en su control administrativo o financiero. Al no estar categorizados estos gastos, es complicado localizar el punto en el que se producen las pérdidas. ERA Group (Expense Reduction Analysts), consultora especializada en la optimización de costes y la gestión de proveedores, analiza cómo impactan los ''gastos en cola'' en este sector.

¿Cómo abordar el 'Tail Spend'?

La mejor manera de ilustrar el gasto de cola es a través del Principio de Pareto, según el cual el 80% del gasto de una organización se gestiona estratégicamente con el 20% de los proveedores. Este 80% suele incluir el coste de materiales, herramientas y otros gastos como los seguros. Por contra, el otro 20% restante se considera 'Tail Spend' y se realiza con el 80% de los proveedores.

ERA Group indica cómo identificar este fenómeno y cómo puede reorientarse hacia una inversión más inteligente y eficaz:

Gestión fragmentada de proveedores: la enorme cantidad de proveedores puede llevar a una falta de coherencia en los precios y términos de servicio, lo que aumenta innecesariamente los costes. En este sentido, es importante que los centros sanitarios racionalicen la base de proveedores, poniendo especial atención en la negociación de mejores términos para obtener ahorros sin sacrificar la calidad de los productos o servicios.

Alta dedicación de recursos: son muchas transacciones, tiempo y atención dedicadas a una actividad que no aporta valor diferencial a la empresa. los procesos de compra ineficientes para los gastos menores suponen un desperdicio de recursos económicos y administrativos. La implementación de sistemas de adquisición automatizados permite reducir los costes operativos, incrementar la competitividad y liberar recursos para inversiones de valor como la atención al paciente.

Falta de visibilidad en el gasto: el control del 'Tail Spend' es una tarea tediosa y a menudo ineficiente por la falta de información. Para solucionarlo, es recomendable utilizar tecnologías que mejoren la visibilidad y trazabilidad del gasto y, por tanto, permitan una toma de decisiones más informada y estratégica sobre los procesos de compra.

Sin una gestión activa, los centros sanitarios pueden pasar por alto oportunidades de ahorro que, en algunas categorías de gasto, se sitúan entre un 10% y un 40%. Una opción a valorar para contrarrestar los efectos del 'Tail Spend', es contar con un partner especialista, capaz de proporcionar a la organización un análisis detallado y personalizado de los patrones de gasto e identificar áreas de ahorro sin explotar, para a su vez, reinvertir esos fondos en la mejora de las instalaciones u otros aspectos críticos.

''No gestionar el 'Tail Spend' puede resultar demasiado costoso desde el punto de vista empresarial'', comenta Fernando Vázquez, socio consultor y co-area developer en ERA Group España. ''Es posible obtener ahorros en las compras no estratégicas, además de agilizar y asegurar el suministro con las mejores condiciones. Siendo más eficiente, se es más competitivo''.

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