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La mayoría de las pequeñas y medianas empresas que operan en nuestro país saben que necesitan un ERP para gestionar sus recursos empresariales. Ahora, lo que no está tan claro es que este tipo de organizaciones consigan aprovechar a máximo el potencial que ofrecen estos aplicativos.  

En el apartado de la productividad, el impacto de los ERP ha sido estratégico ya que han permitido a las pymes mejorar el acceso, la clasificación y el análisis de los grandes volúmenes de datos con los que operan habitualmente. También, han conseguido maximizar el valor de la información que encierran y dotar de un mayor conocimiento a todos los miembros de la organización. Conocimiento, no solo de las áreas en las que cada uno opera, sino conocimiento global del negocio, algo que, a su vez, ha impulsado la colaboración entre áreas y la toma de decisiones en tiempo real.  

Isabel Pomar, CEO de Datisa asegura que “unos datos desestructurados o desorganizados, minimizan la eficiencia y ralentizan el crecimiento de una organización. La falta de consistencia en los datos, la duplicación de la información y la carencia de un análisis detallado que aporte el conocimiento necesario para actuar, impactan negativamente sobre la productividad y la rentabilidad del negocio”. 

Desde Datisa se apuntan cinco pasos para hacer que la productividad en las pequeñas y medianas empresas mejore con la ayuda de los ERP:

1. Identificar. A través del ERP una empresa puede visualizar y analizar los datos que maneja y la manera en la que se aprovecha o desaprovecha la información que engloban. Por lo tanto, una buena opción es identificar y analizar la forma de trabajar de cada una de las áreas que conforman la organización, qué procesos tienen estructurados, qué herramientas o tecnología utilizan para el desempeño de sus tareas, qué requerimientos plantean y qué posibles soluciones existen para solventarlos. Solo si se tiene identificada la necesidad es posible buscar, de manera, ordenada y eficiente, qué solución, ERP o cualquier otro aplicativo se adapta a las necesidades específicas determinadas.
2. Planificar. El paso siguiente consiste en planificar qué procesos serían los más adecuados para abordar la desorganización e incluso el caos que, puede provocar la falta de información o la información deficiente. Y, con el conocimiento obtenido, elegir el ERP que mejor encaje en la organización. 
3. Ir paso a paso. Todo tiene su tiempo. La implantación y utilización de un ERP, también. Lo primero de todo será abordar la importación de los datos de una manera ordenada, segura y fluida. Esta es una de las tareas más cuestionadas por las pequeñas y medianas empresas por la percepción de inseguridad que se tiene. Sin embargo, desde Datisa se insiste en que es una de las tareas más securizadas que existen dentro del proceso de migración de datos. Es, a la vez, un punto en el que la firma de ERP para pymes aporta un importante valor extra ya que agilizan, simplifican y eficientan el traspaso de datos. Una vez que la información esté almacenada en el ERP, antes de comenzar a operar con la herramienta, se recomienda hacer una limpieza de la base de datos, organizar la información y eliminar los registros redundantes, duplicados o erróneos… Etiquetar y organizar la información conforme a una estructura bien definida facilitará el acceso de todos a la información.  
4. Implicar. No sirve de nada haber seleccionado el ERP más evolucionado del mercado si los implicados deciden no utilizar el sistema. Por eso, es importante involucrar a todos los que tienen que ver con la solución, especialmente, a quienes las tendrán que utilizar. Por lo tanto, una vez que la información esté perfectamente almacenada, ordenada y estructurada, es importante compartir con toda la organización los pasos que se han dado y las siguientes etapas del proceso. Presentar la solución y dejar que los usuarios la “descubran” no es una buena estrategia. Hay que defender el proyecto y compartir con TODOS las ventajas que aportará, en el área de producción, en el entorno comercial, en finanzas, en contabilidad, en el almacén… Involucrar implica impulsar la colaboración entre las diferentes áreas que conforman la organización. Y, la colaboración, a su vez, hace que se trabaje más rápido y mejor y, en definitiva, que la organización sea mucho más competitiva.
5. Evaluar. Las capacidades analíticas que incorporan los ERP permiten analizar los resultados corporativos de una manera mucho más sencilla y detallada. En este sentido, las pymes tienen a su alcance diferentes tipologías de estadísticas, informes, cuadros. Métricas, históricos, simulaciones, etc. para conocer la situación real de la organización, a nivel parcial o global, y planificar a futuro posibles estrategias para impulsar el crecimiento o el aprovechamiento de nuevas oportunidades de negocio.

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