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Además, es lo que en última instancia nos permitirá cobrar por nuestro trabajo, lo que también lo convierte en un aspecto fundamental para la viabilidad de la empresa.

La eficiencia en el proceso de facturación es un aspecto al que todas las pymes deben aspirar por su propio bien y por el bien de sus relaciones con proveedores y clientes.

A continuación te dejamos unos buenos ejemplos de prácticas que puedes llevar a cabo en tu pyme para poder agilizar la facturación electrónica.

Ocho aspectos que pueden mejorar la facturación digital de tu pyme

Utiliza un software de facturación

El primer punto es, quizás, el más obvio, pero esto no quiere decir que sea una práctica tan común como se cree. Aunque muchas empresas generan sus facturas de forma electrónica, no utilizan programas de facturación específicos para su gestión.

Esto es un error ya que están desaprovechando una gran oportunidad de utilizar estos softwares que permiten facilitar todo lo relacionado a la gestión de facturas ―emitidas y recibidas― sin apenas necesitar conocimientos previos.

Además de ayudarnos a generar facturas a través de plantillas pre-establecidas y personalizarlas a nuestro gusto, también guardan los datos y preferencias de cada cliente para que en pocos segundos podamos crear facturas con las especificaciones y particularidades de cada cliente.

El uso de programas de facturación es, definitivamente, una actividad que cambiará por completo la manera en que tu pyme trabaja, haciéndola más eficiente y organizada.

Escanea con un programa OCR

Un software OCR, según sus siglas en inglés es un programa que realiza un reconocimiento óptico de caracteres. Es decir, un programa que se encarga de analizar fotos y archivos de imágenes en busca de símbolos que pueda reconocer como texto.

Explicado fuera de contexto puede resultar una herramienta útil, pero que en principio no tiene relevancia con la facturación.

Sin embargo, hay muchas empresas que aún tienen que lidiar con facturas en formato físico. No todo aquel con quien tengamos relaciones de negocios está digitalizado y puede que aún funcione con sistemas analógicos.

Esto puede ser un problema ya que nos obliga a tener una contabilidad paralela solo para estos archivos.

El uso de un programa OCR inteligente nos permitirá escanear o fotografiar estas facturas y convertirlas en un archivo 100% digital.

Además, puede integrarse con nuestro software de facturación y así recabar y almacenar los datos de cada cliente de forma automática.

Si estás interesado y quieres saber más, te recomendamos esta guía OCR de Klippa donde se explican todas las funciones que un software OCR puede aportar.

Pago online directo

El pago de facturas puede ser, en algunos casos, un quebradero de cabeza. Seguramente tengamos clientes con un régimen y unos plazos de pago más flexibles y otros con términos más estándar.

Dar facilidades de pago puede ser una buena opción para conseguir evitar que haya facturas sin abonar, pero también puede resultar una complicación desde el punto de vista del seguimiento y la contabilidad.

Además, en casos donde se necesita liquidez, tener que esperar 90 días para cobrar una factura puede significar que no tendremos dinero en la cuenta en ese momento para hacer frente a posibles pagos.

Una opción que ha resultado ser muy eficiente, al menos para facturas de montos pequeños, es la opción de pago directo. A través de un enlace, los clientes pueden acceder a un TPV virtual en el que pueden abonar con su tarjeta la cantidad de su factura.

De esta manera, tanto nosotros como el cliente nos evitamos gestiones y seguimientos innecesarios. La factura se abona en el momento y todos podemos olvidarnos de ella.

Envíos automáticos por email

Una de las ventajas de la facturación digital es que las facturas pueden enviarse y recibirse en pocos segundos. Anteriormente eran enviadas por correo común, con todo lo que eso implica.

En caso de que no se perdieran por el camino, podían tardar días o semanas. Podría darse, incluso, el caso de que llegara con algún error y necesitará de una rectificación. En esos casos el plazo se alargaba aún más.

Para aprovechar la tecnología de la que disponemos, es una buena práctica implementar un software que nos permite enviar automáticamente las facturas por correo electrónico.

De esta manera, además de ser inmediato, tendremos registro de a que hora, día y dirección se ha enviado.

Este sistema también puede utilizarse para enviar recordatorios de pago. En caso de pagos aplazados, puede ser un recordatorio previo a la fecha de caducidad, o como advertencia en caso de que la fecha límite de pago haya ya pasado.

Firma digital

Los elementos básicos de una factura son los datos de la empresa que la emite, los del receptor, los productos y precios, las cantidad e impuestos, el total y la firma.

Debido a la complejidad que supone firmar un documento digital, son muchas las Pymes que deciden prescindir de esto, lo cual puede ser un error.

Una factura firmada, desde el punto de vista legal, implica consentimiento, responsabilidad y conformidad con el documento emitido. Una factura sin firmar puede haber sido realizada por cualquiera sin nuestra supervisión. Por eso es recomendable firmar siempre las facturas, aunque sean electrónicas.

Podemos optar por una firma digital que se incluye en el documento como una imágen, simulando una firma hecha a mano. Si bien es la opción más sencilla, también es la menos profesional.

Por otro lado, existen aplicaciones y sistemas de firma digital en las que aparece un código que nos sirve para certificar su autenticidad y, si bien no aparece la firma como tal, sirve como equivalente para documentos electrónicos.

Almacenamiento en la nube

Si nuestra pyme goza de cierto éxito, el número de facturas que generemos y que recibamos seguramente será alto. Aunque son buenas noticias, porque indica un buen flujo de dinero en salidas y entradas, también supone muchos documentos importantes que almacenar.

Afortunadamente las facturas electrónicas no ocupan espacio físico como las facturas convencionales, pero sí que necesitan de espacio libre en la memoria del ordenador o dispositivo que utilicemos.

Una opción común es utilizar un disco duro o servidor para almacenarlas. Esta opción, si bien aceptable, puede suponer un riesgo. Estos dispositivos pueden dañarse, ser robados o simplemente quedar obsoletos.

Una solución más eficaz es el almacenamiento en la nube. Muchos softwares permiten organizar, sincronizar y almacenar de manera sencilla nuestros documentos en un servidor externo, al que podemos acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Si queremos tener nuestras facturas ordenadas, seguras y accesibles, almacenarlas en la nube es la mejor opción.

Conexión entre departamentos

A menudo se piensa que la facturación es exclusiva del departamento de contabilidad ya que es el que se encarga de crear y contabilizar los documentos recibidos.

Sin embargo, se trata de un trabajo conjunto de varios departamentos a la vez, cuyo trabajo permite que se pueda llegar a ese punto.

La mejor manera de potenciar esta sincronización necesaria y mejorar el trabajo en equipo, es a través de un software ERP que nos permita gestionar de manera centralizada los distintos recursos y departamentos.

De este modo, nuestra pyme podrá trabajar al unísono, compartiendo documentos, bases de datos y estando constantemente conectada, pero manteniendo su independencia.

El departamento de compras y ventas compartirá los datos de sus avances en el software, y los encargados de la contabilidad podrán directamente acceder a ellos sin necesidad de perder tiempo solicitando documentos y datos.

Así, todas las gestiones que van desde que se cierra una venta hasta que se envía la factura al cliente se agilizan y se reduce el tiempo. Permitiéndonos ser más eficientes y rápidos.

Lo mismo sucede con las facturas recibidas. El tiempo entre que se realiza la compra y se abona la factura correspondiente se reduce al mínimo, evitando errores y despistes causados por la espera.

Facturación recurrentes y periódicas

Dependiendo de a qué se dedique nuestra pyme y de los clientes que tengamos, puede darse el caso de que tengamos pedidos o facturas que se repiten a lo largo del tiempo.

Puede ser una factura que todos los meses es igual debido a una tarifa plana o a un abastecimiento periódico, u otras que se repitan en periodos de tiempo más extenso.

En todo caso, se trata de facturas que ya sabemos que tendremos que generar, cuyo importe ya conocemos y que podemos ahorrar mucho tiempo si la programamos para que se repita de forma automática.

Podemos utilizar un software de facturación que nos permita programar estas facturas recurrentes para que se envíen directamente y de forma automática a los clientes en el momento necesario.

De esta forma, no tendremos que dedicar tiempo y esfuerzos en esta actividad repetitiva, podremos aún recibir el pago de esta factura y podremos centrarnos en otros aspectos que necesiten más dedicación.

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