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Visionlab es cliente de Robotics desde 2013, cuando se implementó en sus oficinas centrales de Madrid un avanzado sistema de gestión de accesos que utilizaba tecnología de reconocimiento biométrico facial, utilizando terminales rxF. En enero de 2017, Visionlab decidió confiar a Robotics también la Gestión Horaria y el Control de Costes para sus 700 empleados distribuidos en 150 centros de toda España.

Previamente, Robotics —empresa de software independiente, especializada en el diseño e implementación de soluciones para la gestión del tiempo y control de acceso de forma innovadora tanto para empresas como para administraciones— detectó cuáles eran las necesidades de Visionlab. Estas pasaban por conseguir toda la información de presencia y absentismo de los empleados fácilmente para cruzarla con su programa de nómina y también necesitaban automatizar el envío de informes con datos de presencia y absentismo y así obtener cómputos anuales de horas trabajadas frente a horas teóricas.

Como nos comenta Isabel Hidalgo -Responsable de Selección, Formación y Desarrollo de Visionlab- “para nosotros era imprescindible disponer de datos exactos y de un sistema que automatizara las muchas tareas de gestión para liberar al área de RRHH de una carga de trabajo repetitiva. Necesitábamos más tiempo para poder dedicar a otras labores de mayor valor.”

La respuesta fue implementar VisualTime, el software de gestión horaria creado, íntegramente, por Robotics, y con funcionalidades para la Gestión Horaria y de Presencia, Servidor de Informes y Notificaciones. Además, cuentan con el Portal del Empleado VisualTime Portal y, por supuesto, con terminales rxF de reconocimiento biométrico facial. Con la solución VisualTime se facilita el trabajo, la comunicación interna y el intercambio de información entre empleados, supervisores y los responsables de RRHH de Visionlab; alineándose así, objetivos y directrices.

Fichaje en el Portal del Empleado.

VisualTime Portal es la herramienta que permite a los responsables de Visionlab dinamizar los procesos en la gestión de sus RRHH y obtener una reducción de costes globales, permitiéndoles realizar cualquier operación rápidamente.

Son los propios empleados de cada centro los que fichan a través del Portal del Empleado y pueden consultar sus saldos de horas, informar de fichajes olvidados, solicitar vacaciones, informar de partes de trabajo, consultar su calendario, etc. Junto a ello, los supervisores de cada tienda reciben alertas en caso de necesitar su intervención.

Entre los beneficios que aporta VisualTime Portal a la empresa destacan una reducción de la carga burocrática, automatizando procesos que antes debían de hacerse de forma manual con la pérdida de tiempo y costes que suponía, aligerando enormemente al departamento de RRHH. Teniendo como consecuencia directa una importante reducción de horas de supervisión. Además, dota al empleado de autonomía para la autogestión de parte de su tiempo lo que también repercute en un incremento de su productividad y eficiencia.

“Con VisualTime Portal hemos conseguido que en nuestros 150 centros ópticos los empleados tengan más libertad y autonomía con la posibilidad de autogestionar parte de su tiempo, como la solicitud de vacaciones o la consulta de su planificación siempre que lo necesiten.” Remarca Isabel Hidalgo.

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