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Las vacaciones son la época del año más esperada, llega el momento de viajar y de pasar tiempo con amigos y familiares. Sin embargo, hay otras formas de viajar cada vez más en auge que reportan experiencias positivas sin necesidad de gastar días de vacaciones.

La principal es, sin duda, el turismo MICE (Meeting, Incentives, Conferencing y Exhibitions), un término que hace referencia al turismo de reuniones, incentivos, congresos y exposiciones en el que se reúnen grandes grupos de trabajadores. El objetivo principal de estos viajes es realizar actividades laborales, pero la ventaja es que a la par se pueden conocer nuevos lugares, combinando el ocio y el trabajo.

Este modelo de viaje en constante crecimiento queda reflejado en los datos. Según un informe elaborado por Statista, el número anual de turistas internacionales que visitaron España por asuntos de trabajo aumentó significativamente en 2022, superando los 4 millones de personas. De hecho, Madrid fue nombrada ese mismo año mejor destino de reuniones de Europa por quinto año consecutivo en la 29ª edición de los World Travel Awards.

Y es que este tipo de viajes se encuentra año tras año en aumento debido a sus innumerables ventajas, entre las que destacan la desestacionalidad y el gran impacto económico. En la actualidad, el turismo MICE se caracteriza porque las empresas invierten grandes sumas de dinero en hacer que los trabajadores tengan una experiencia 360º que incluye restaurantes, actividades de ocio y turismo a la vez que trabajan, y por lo tanto, impacta en el sistema económico de cada ciudad que favorece la práctica de este tipo de turismo.

La importancia del todo en uno para facilitar la práctica del MICE

Un viaje de trabajo supone activar todo un mecanismo de reservas y solicitudes para garantizar el éxito del traslado. Pero en el caso del turismo MICE, abarcar todas las posibilidades de ocio dentro del viaje y compaginarlas con eventos y reuniones es una tarea por sí sola que requiere de mucho tiempo. Por este motivo, cada vez más, las compañías apuestan por incorporar la asesoría y soporte de agencias especializadas en gestionar viajes de negocios, como lo es BizAway, scaleup especializada en viajes de negocios. Estas agencias dan una solución única, rápida y completa, cubriendo necesidades específicas y ajustando el viaje en función de la política, la forma de pago y los servicios que necesite la compañía.

De esta manera, la marca tiene la oportunidad de crear un viaje a medida y alineado con su esencia y con las necesidades y gustos de sus trabajadores.

Claves para realizar un viaje MICE con éxito

Como podemos ver son muchas cosas las que hay que tener en cuenta, por ello es importante establecer unas pautas:

Definir el objetivo del viaje: en primer lugar, debemos definir la propuesta y motivo de este viaje de negocios. Aquí estableceremos el tipo de evento que vamos a realizar, desde conferencias y ferias hasta formaciones y reuniones, así como un listado de todo aquello necesario para agilizar el traslado y estancia en el recinto.

Planificación on point: una vez hayamos definido el tipo de viaje, debemos empezar a planificarlo. Aquí es donde gracias a agencias como BizAway solo tendremos que dar pautas del tipo de viaje que queremos y ellos se encargarán del resto. En este punto entran desde los aspectos más generales como el transporte y el seguro hasta peticiones especiales como una sala de reuniones en algún hotel en concreto.

Control de gastos: en cualquier viaje de negocios, pero especialmente los tipos MICE, donde combinamos ocio y trabajo, es fundamental tener un control exhaustivo de todos los gastos derivados del trayecto. Conscientes de ello, desde la plataforma de BizAway, además de escoger los itinerarios, podemos controlar gastos resumiendo las facturas todo en un mismo lugar, simplificando el proceso.

Liquidación y contabilidad: en este punto debemos tener en cuenta todas las gestiones que requieran realizarlas con mucha antelación, para poder tener disponibilidad de reservas y para tener suficiente tiempo como para promocionar el evento y preparar todo el material necesario. Así pues, gracias al exhaustivo control de gastos, así como pagos que vayamos haciendo, podremos agilizar el proceso de pagos y liquidación de facturas pendientes.

Una vez terminada la jornada de trabajo llega el momento del ocio, uno de los grandes atractivos del turismo MICE. Aquí hay dos opciones, o que la empresa planifique experiencias, algo que también se puede hacer a través de operadores, o que simplemente deje tiempo libre a los trabajadores para recorrer y conocer el lugar de destino.

Los datos avalan lo que desde BizAway se prevé, y es un gran crecimiento de esta vertiente de ocio que propone el turismo MICE teniendo en cuenta tres factores fundamentales: que las empresas cada vez buscan una mayor internacionalización, que los destinos están abiertos a este tipo de turista y que los trabajadores están cada vez más interesados en compaginar el ocio y el trabajo, dando lugar así a que las grandes ciudades se preparan para ofrecer las mayores facilidades posible para compaginar ocio y trabajo todo en un mismo destino.

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