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A la hora de realizar un proyecto empresarial, el project manager utiliza infinidad de checklist para poder garantizar el éxito. Los checklist ayudan a evitar errores, reducir los tiempos y tratar de evitar al máximo posible los riesgos y errores. Los proyectos, aunque tengamos ideas planeadas y buenas intenciones, son bastante cambiantes y, por ello, poder acudir a una guía de ayuda resulta en muchos casos de utilidad. Por eso precisamente, a la hora de preparar las plantillas de gestión de proyectos es recomendable hacer un checklist previo.

Aspectos de un checklist proyecto

Antes de lanzarse a buscar plantillas para gestión de proyectos, es importante plantearse algunas preguntas que ayuden a hacerlo de manera adecuada. Entre aquellos que no pueden faltar se encuentran los siguientes puntos:

1. Recursos. Dentro de los recursos se deben incluir los recursos disponibles, necesarios, utilizados en proyectos anteriores similares y lecciones aprendidas aplicables de proyectos anteriores equiparables.
2. Deben incluirse cuestiones ejecutivas: relación del proyecto con el plan estratégico, relaicón con prioridades de negocio e incidencia en la posición competitiva de la organziación.
3. En el apartado tres se incluirá la administración. Aquí debe establecerse el responsable del proyecto, las líneas de comunicación posibles, métodos de presentación de informes, estructuras necesarias, frecuencia de las reuniones, dotación de personal actual, necesidad de contrataciones, necesidad de recurrir a consultorías externas y formación necsaria para los equipos.
4. En el aspecto de las finanzas se debe establecer el coste estimado del proyecto. Además, debe incluir el presupuesto, los modos de financiación, los beneficios potenciales, si existen o no sponsors, los plazos de entrega y la existencia de penalizaciones por los retrasos.
5. ¿Cómo sabemos que un proyecto es de calidad? Se deben incluir en este apartado los medios de monitorización del progreso, las fuentes de verificación, indicadores clave de gestión, responsables de la recogida de métricas y periodicidad de los informes.
6. Además deben incluir aspectos políticos: consideraciones sobre las partes interesadas, identidad de los accionistas, la identidad de los miembros de los equipos , la idntidad de los proveedores y el cliente al que le estamos creando el proyecto.
7. En el aspecto legal, la normativa aplicable, legislación especial aplicable y reglas internas aplicables.
8. En las instalaciones y el espacio debemos incluir cuáles son los equipos precisos para la realización. Además, debe incluir también las herramientas necesarias, el momento de intervención en el proyecto y de dónde proceden. También deberá incluir las soluciones tecnológicas necesarias.
9. Por último, aunque también muy importante, los riesgos. Deberán aparecer aquellos que puedan afectar a la viabilidad del proyecto, los riesgos potenciales, la probabilidad de aparición de cara riesgo, la forma de prevenirlos y, por último, el plan de contingencia.

Estas son las nueve áreas imprescindibles en cualquier checklist de proyecto. Sin embargo, se pueden incluir otras, como el plantamiento, las debilidades, el cumplimiento e la organización…

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