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La eficiencia es un concepto que todo negocio busca aplicar a sus procesos para mejorar su productividad, y con ello, sus ganancias. De acuerdo con la experta en tecnología aplicada a negocios Marina Martin, autora del libro “Business Efficiency for Dummies”, la ineficiencia puede costar entre el 20 y 30% de las ganancias anuales de las empresas, traducidos en menores ingresos, productividad y una desaceleración del negocio. 

Una de las claves para lograr esta eficiencia y optimización dentro de las empresas, es la automatización. Si bien se trata de un proceso que ya está normalizado en tareas como el email marketing y otros procesos básicos de atención al cliente, a medida que los negocios crecen es necesario utilizar software y herramientas más sofisticadas y especializadas que ayuden en las tareas simples y complejas del día a día. 

La empresa de tecnología ThinkAutomation señala que el mercado de procesos digitales automatizados tiene un valor estimado de $6.76 mil millones de dólares, que crecerá hasta los $12.61 mil millones en 2023, una tasa de crecimiento anual compuesto de 13.3%. Humberto Ramírez, CEO y fundador de Facturama, startup mexicana de facturación electrónica, señala que la tendencia a la automatización dentro de las empresas se mantendrá al alza.

“Sólo entre 2017 y 2019 el porcentaje de compañías que utilizaron herramientas de automatización para procesos críticos creció del 16 hasta el 50% a nivel global”, menciona el directivo. “Mantener sólo soluciones para procesos simples puede llevar a una empresa a caer en las ineficiencias que tenía incluso antes de implementar dicha automatización, así que buscar soluciones a la medida del negocio es necesario para seguir creciendo como empresa”, apunta Ramírez. 

De acuerdo con FreshBooks, empresa de software contable y de facturación, las 4 áreas clave en donde la automatización puede optimizar las tareas diarias de un negocio son las siguientes:

• Finanzas. El estatus financiero de una empresa muestra qué tan saludable es el negocio, así que tener un panorama general detallado y confiable de los ingresos y egresos es esencial. Desde herramientas de gestión de tiempo por proyecto, hasta sistemas inteligentes para la facturación y cobranza, la automatización de las finanzas debe encargarse de cubrir estos aspectos.
• Marketing. La compañía de marketing digital Instapage indica que actualmente 75% de los mercadólogos ya utilizan al menos una herramienta de automatización para su trabajo. La forma más común de implementarlos es en el mailing, aunque muchas tareas como creación de campañas, registro de métricas, integración de CRM y hospedaje de sitios web, entre otras, también se pueden beneficiar de la automatización.
• Ventas. Los procesos automatizados de ventas ahorran valioso tiempo en llamadas, procesamiento de órdenes y revisar listas de contactos para generar leads. Al utilizar herramientas digitales en esta área, debes contemplar que tu sistema cubra el manejo del funnel de ventas, generación de leads, calendarización de citas y chatbots.
• Recursos humanos. La atracción de talento y gestión del equipo de trabajo es un área a la cual muchas pequeñas empresas no suelen prestar su debida importancia, pero que es vital para el crecimiento de la misma. En este sentido, la automatización de procesos como contactar a candidatos, gestionar entrevistas, pago de nómina y evaluaciones, ayudan sustancialmente a la mejora del ambiente de trabajo y optimizar la productividad del equipo completo. 

“Nos encontramos en un momento en donde la adopción de tecnología y procesos digitales se ha acelerado a niveles nunca antes vistos. Con todos los beneficios que esto trae a las empresas y sus equipos de trabajo, es vital que, en la medida de sus posibilidades, las PyMEs y profesionales independientes comiencen a invertir recursos para automatizar estas áreas en sus negocios, ya que de lo contrario corren el riesgo de dejar de ser competitivos en medio de un ambiente donde necesitan destacar para subsistir”, agregó Martín Arochi, COO de la empresa Facturama. 

Recientemente Facturama fue adquirida por FreshBooks para integrar ambos equipos de trabajo en uno solo, y mejorar los servicios de Facturama con la experiencia internacional de FreshBooks en soluciones de automatización de procesos de facturación y contabilidad en empresas, principalmente en PyMEs y startups.

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